Şirketinizde İnsan Kaynakları sisteminin eksik olduğunu gösteren işaretler

İnsan Kaynakları sisteminin eksik olduğunu gösteren en belirgin işaret, işlerin kurallarla değil kişilerle yürümesidir. Aynı soruların tekrar tekrar sorulması, bir çalışan ayrıldığında işlerin aksaması, ücret ve terfi kararlarının gerekçesinin anlatılamaması ve kararların sürekli kurucuya dönmesi, şirketin büyüdüğünü ama insan tarafındaki düzenin bu büyümeye henüz yetişmediğini gösterir.

Bu eksiklik neden fark edilmeden büyür?

Küçük bir ekipte insanla ilgili işler doğal olarak sözlü yürür. Herkes birbirini tanır, soru olduğunda doğrudan kurucuya ya da en deneyimli çalışana sorulur, kararlar hızlıca verilir. Bu dönemde yazılı bir düzen çoğu zaman gereksiz görünür ve bu, o ölçek için makul bir tercihtir.

Şirket büyüdükçe tablo sessizce değişir. Çalışan sayısı artar, yeni yöneticiler gelir, ekipler farklı lokasyonlara ya da vardiyalara dağılır. Eskiden bir cümleyle çözülen konular artık her seferinde yeniden konuşulmaya başlar. Ortada bir kriz yoktur; yalnızca işler biraz daha yavaş, biraz daha yorucu yürür.

Uzun süre birlikte çalışan ekipler, boşlukları kendiliğinden doldurmayı da öğrenir. Deneyimli çalışanlar yeni gelenlere yol gösterir, yöneticiler sorunları kişisel ilişkilerle çözer. Bu esneklik değerli bir güçtür; ancak eksikliğin görünmesini de geciktirir, çünkü düzen aslında kişilerin fazladan çabasıyla ayakta durur.

Bu yüzden İnsan Kaynakları sistemi eksikliği tek bir olayla değil, birbirine benzeyen küçük işaretlerle kendini gösterir. Bu işaretler kimsenin hatası değildir. Şirketin, insan tarafındaki düzenden daha hızlı büyüdüğünü anlatır.

Günlük işleyişte görülen işaretler

İlk işaretler genellikle gündelik işlerde, kimsenin özellikle dikkat etmediği yerlerde belirir:

•  İzin, mesai, avans ya da yan haklarla ilgili aynı sorular her ay yeniden soruluyor ve cevap kime sorulduğuna göre değişiyor.
•  Önemli bilgiler bir klasörde değil, birkaç kişinin hafızasında duruyor. O kişiler izne çıktığında işler bekliyor.
•  Bir çalışan ayrıldığında yerine gelen kişi çoğu şeyi baştan öğrenmek zorunda kalıyor; devir teslim, ayrılan kişinin iyi niyetine kalıyor.
•  Farklı bölümlerdeki yöneticiler benzer durumlarda farklı kararlar veriyor ve çalışanlar bu farkı fark ediyor.
•  Özlük belgeleri, sözleşmeler ve yazışmalar farklı yerlerde duruyor; bir belgeye ihtiyaç duyulduğunda aramak zaman alıyor.

Bu işaretlerin her biri tek başına küçük görünebilir. Birlikte ortaya çıktıklarında ise ekibin zamanının önemli bir kısmı iş üretmeye değil, aynı konuları yeniden çözmeye gider.

Burada dikkat çeken nokta, ekibin bu durumu çoğu zaman olağan kabul etmesidir. "Bizde işler böyle yürür" cümlesi, aslında sistemin yerini kişisel çabanın aldığını anlatır. Bu çaba bir süre işe yarar; ancak ekip büyüdükçe herkesin aynı bilgiye aynı kolaylıkla ulaşması zorlaşır.

Çalışanların deneyiminde görülen işaretler

Sistemin eksikliği en çok çalışanların gözünden hissedilir. Çalışanlar bunu nadiren doğrudan söyler; daha çok davranışlara yansır:

•  İşe alım ihtiyaç doğduğunda aceleyle yapılıyor; kimin, hangi beklentiyle alındığı baştan net değil.
•  Yeni gelen çalışan ilk haftalarını kime ne soracağını anlamaya çalışarak geçiriyor.
•  Kimin neyden sorumlu olduğu belirsiz; bazı işler ortada kalırken bazı işlere birden fazla kişi koşuyor. Bu konuyu görev tanımlarının ne işe yaradığını anlattığımız yazıda ayrıca ele aldık.
•  Zam, prim ve terfi kararlarının gerekçesi çalışana anlatılamıyor; "neden o, neden ben değil?" sorusu cevapsız kalıyor.
•  Geri bildirim yalnızca bir sorun olduğunda veriliyor, iyi giden işler görünmez kalıyor.
•  Ayrılan çalışanların gerçek ayrılma nedenleri bilinmiyor, benzer ayrılışlar tekrar ediyor.

Bu tablo çalışanların isteksiz olduğunu göstermez. Çoğu zaman tersine, iyi niyetli insanların belirsizlik içinde kendi yollarını bulmaya çalıştığını gösterir.

Bu işaretlerin dikkat edilmesi gereken bir yanı da en çok şirkete bağlı ve istekli çalışanları yormasıdır. Sorumluluk alan kişiler boşlukları doldurdukça yükleri artar. Bu ek yük görünür olmadığında, emeklerinin karşılıksız kaldığı hissi zamanla oluşabilir.

Yönetim masasında görülen işaretler

Kurucu ve üst yönetim tarafında işaretler farklı bir biçim alır. En yaygın olanı, kararların sürekli aynı masaya dönmesidir. İzin onayından ücret sorusuna, iki çalışan arasındaki anlaşmazlıktan yeni bir pozisyon açma kararına kadar pek çok konu kurucunun onayını bekler. Bu, kurucunun işine sahip çıkmasının doğal bir sonucudur; ama zamanla stratejiye, müşteriye ve büyümeye ayrılan zamanı daraltır.

Diğer işaretler şunlardır:

•  Kaç kişinin neden ayrıldığı, işe alımın ne kadar sürdüğü ya da hangi ekipte ne kadar fazla mesai yapıldığı gibi sorulara hızlıca cevap verilemiyor.
•  Yasal yükümlülüklerle ilgili sorular genellikle son anda, bir sorunla karşılaşıldığında gündeme geliyor.
•  İnsan Kaynakları işlerini muhasebe ya da idari işlerin yanında yürüten çalışan, günü operasyonla geçiriyor ve düzen kurmaya alan bulamıyor.
•  Büyüme planları konuşulurken "bu işi kim yapacak, nasıl bulacağız?" sorusu belirsiz kalıyor.

Buradaki son iki madde özellikle önemlidir. Şirketteki mevcut ekip çoğu zaman elinden geleni yapar; eksik olan emek değil, emeğin dayanacağı ortak çerçevedir.

Bu noktada pek çok kurucu, düzenin kendiliğinden oturmasını bekler ya da konuyu daha sakin bir döneme erteler. Bu anlaşılır bir tercihtir. Ancak büyüme sürdükçe sakin dönemler seyrekleşir ve düzen kurmaya ayrılabilen zaman da azalır.

Kendinize sorabileceğiniz sorular

Aşağıdaki sorular bir test değildir. Yalnızca mevcut durumu kendi gözünüzle görmenize yardımcı olmak için:

•  Siz yokken ekibiniz izin, mesai ya da işe alım gibi konularda hangi kararları kendi başına verebiliyor?
•  Yeni bir çalışan, işe başladığı gün şirketin temel kurallarını nereden öğreniyor?
•  İki farklı yöneticiniz aynı durumla karşılaşsa, aynı kararı verir mi?
•  Son ayrılan çalışanınızın neden ayrıldığını gerçekten biliyor musunuz?
•  Bir çalışanınız "bu şirkette nasıl ilerlerim?" diye sorsa, ona net bir cevap verebilir misiniz?
•  İşe alım kararlarınızda, adaydan ne beklediğinizi ilgili herkes aynı şekilde tarif edebiliyor mu?
•  Ücret ve yan haklarla ilgili bir soruya, her çalışanınıza aynı cevabı verebiliyor musunuz?

Bu sorulardan birkaçına cevap vermekte zorlanmanız olağandır. Bu, şirketinizin bir sonraki gelişim alanını gösteren faydalı bir ipucudur.

Nereden başlamak gerekir?

Bu işaretler genellikle birbirine bağlıdır. Belirsiz roller performans konuşmalarını zorlaştırır, gerekçesi anlatılamayan ücret kararları bağlılığı etkiler, kişiye bağlı bilgi her ayrılışı daha maliyetli hale getirir. Bu nedenle tek bir soruna tek bir belgeyle cevap vermek çoğu zaman kalıcı sonuç vermez.

Burada amaç şirketi evrakla doldurmak değil, şirketinizin büyüklüğüne ve çalışma biçimine uygun, yaşayan bir düzen kurmaktır. Başka bir şirkette işe yarayan yapı sizin ekibinizde aynı sonucu vermeyebilir; öncelikler, ölçek ve kültür her şirkette farklıdır. Bu yüzden ilk adım, hazır bir kalıp uygulamak değil, mevcut durumu doğru okumaktır.

Sıralama da önemlidir. Her şeyi aynı anda ele almak yerine, şirketinizde en çok zaman ve enerji kaybına yol açan alanla başlamak, değişimin ekip tarafından benimsenmesini kolaylaştırır. Hangi alanın öncelikli olduğu ise şirketten şirkete değişir; bunu belirlemek, çoğu zaman sürecin en değerli parçasıdır.

Mevcut durumunuzu dışarıdan bir gözle görmek isterseniz ücretsiz İnsan Kaynakları Check-up iyi bir başlangıç noktasıdır. Sürecin genel çerçevesini merak ediyorsanız İnsan Kaynakları Sistem Kurulumu sayfasına göz atabilirsiniz. Önceliklerin ne olacağına ise şirketinizi tanıyarak birlikte karar verebiliriz.

Sık Sorulan Sorular