İnsan Kaynakları yazılımı aldınız ama ekibiniz kullanmıyor mu?

Bir İnsan Kaynakları yazılımının kullanılmaması çoğu zaman yazılımın kendisinden değil, etrafındaki düzenden kaynaklanır. Süreçler tanımlanmadan kurulum yapıldığında, veriye güven oluşmadığında ya da eski yöntemler açık kaldığında ekip doğal olarak alıştığı yola geri döner. Neden kullanılmadığını görmek, yeni bir yazılım aramaktan daha sağlıklı bir başlangıçtır.

Bu işaretler size tanıdık geliyor mu?

Yazılım kuruldu, hesaplar açıldı, belki kısa bir tanıtım da yapıldı. Birkaç ay sonra şirketin gündelik işleyişine bakınca ise şu tablo ortaya çıkıyor:

•  İzin talepleri hâlâ mesajla, telefonla ya da kâğıt formla iletiliyor.
•  Personel bilgileri hem yazılımda hem de bir tabloda tutuluyor; hangisinin güncel olduğu tartışmalı.
•  Yazılıma yalnızca bir iki kişi giriyor; yöneticiler ve çalışanlar pek uğramıyor.
•  Bir rapor gerektiğinde veriler yine tablolardan derleniyor.
•  Lisans yenileme zamanı geldiğinde “Bunu gerçekten kullanıyor muyuz?” sorusu gündeme geliyor.

Bu durum pek çok şirkette yaşanır ve çoğu zaman sessizce ilerler. Kimse yazılımı açıkça reddetmez; iş, alışılmış yoldan akmaya devam eder.

Bu tablonun bir bedeli de vardır. Aynı bilgi iki yerde tutulduğunda iş yükü azalmaz, aksine artar. Yazılımdan beklenen zaman kazancının yerini çift kayıt, karşılaştırma ve “hangisi doğru?” sorusu alır. Böylece yazılım, işi kolaylaştıran bir araç olmaktan çıkıp yönetilmesi gereken ek bir konuya dönüşür. Bunu ilk fark edenler çoğu zaman yazılımı günlük olarak kullanan İnsan Kaynakları sorumlusu ya da işletme yöneticisidir; çünkü iki düzeni birden yürütmek en çok onların zamanını alır.

Sorun çoğu zaman yazılımda değil, etrafındaki düzende

Bir İnsan Kaynakları yazılımı, şirketin işleyişini dijital ortama taşıyan bir araçtır. Taşıyacağı işleyiş net değilse, yazılım da neyi düzenleyeceğini bilemez. İzin kimin onayıyla kesinleşiyor, özlük bilgisini kim güncelliyor, performans görüşmesi hangi takvimle yapılıyor? Bu soruların cevabı kişiden kişiye değişiyorsa, iyi tasarlanmış bir ekran da bu belirsizliği tek başına çözemez.

Yöneticilerin yazılımdaki yeri de belirleyicidir. Onay ve takip yazılımın dışından yürüdüğünde, çalışanlar da taleplerini doğal olarak yöneticinin baktığı yere iletir.

Satın alma kararı ise çoğu zaman o günün gerçek ihtiyacıyla verilir: dağınık tabloları toparlamak, hataları azaltmak, ekibe zaman kazandırmak. Bu ihtiyaç hâlâ geçerlidir. Eksik kalan genellikle yazılımın şirkete oturacağı zemindir; yani süreçlerin, rollerin ve kullanım alışkanlığının birlikte ele alınması. Süreçlerin yazılı ve dijital bir düzene bağlanması, İnsan Kaynakları sistem kurulumu çalışmasının temel konusudur.

Burada seçimi yapan kişiyi ya da ekibi sorumlu tutmak da adil olmaz. Yazılım seçimi çoğu zaman yoğun bir dönemde, sınırlı zamanla ve eldeki bilgilerle yapılır. Kurulumun ardından günlük işin temposu geri döndüğünde, yazılımı şirkete yerleştirecek zaman ve sahiplik kolayca geri planda kalabilir. Bu, pek çok büyüyen şirketin yaşadığı doğal bir durumdur.

Kullanılmamanın sık görülen nedenleri

Her şirketin hikâyesi farklıdır; ama genel düzeyde bakıldığında bazı nedenler sıkça öne çıkar:

•  Süreçler tanımlanmadan kurulum yapıldı. Yazılım, şirketin gerçek işleyişine göre uyarlanmadan devreye girdi.
•  Veriye güven oluşmadı. Eksik ya da hatalı aktarılan bilgiler, kullanıcıyı yeniden tabloya yöneltti.
•  Sahiplik belirsiz kaldı. Yazılımın güncel tutulmasından ve kullanımından kimin sorumlu olduğu netleşmedi.
•  Eski yol açık kaldı. Mesajla izin istemek hâlâ mümkünse, yeni yöntemi tercih etmek için bir neden oluşmadı.
•  Kullanıcıya faydası görünmedi. Yazılımın kendi işini nasıl kolaylaştıracağını görmeyen kullanıcı, ona ek bir görev gibi baktı.
•  İhtiyaçla araç arasında boşluk oluştu. Yazılımın öne çıkan özellikleri, şirketin günlük ihtiyaçlarıyla tam örtüşmedi.

Bu nedenler çoğu zaman tek başına değil, birlikte görülür. Sahipliği belirsiz kalan bir yazılımda veriler zamanla eskir; eskiyen veriye güvenmeyen kullanıcı tabloya döner; tablo kullanıldıkça yazılım daha da geride kalır. Bu döngünün kendiliğinden kırılması zordur, ama nedeni görüldüğünde kırılabilir.

Dikkat ederseniz bu nedenler, çalışanların isteksizliğiyle ya da kararı verenin hatasıyla ilgili değil. İnsanlar işlerini kolaylaştırdığını gördükleri araca doğal olarak yönelir. Kullanım düşükse, ortada çoğu zaman giderilebilir bir düzen eksikliği vardır.

Yeni bir yazılıma geçmek çözüm olur mu?

Kullanılmayan bir yazılımla karşılaşınca akla ilk gelen, başka bir ürüne geçmek olabilir. Bazen bu gerçekten doğru karardır; şirket büyümüş, ihtiyaçlar değişmiş olabilir. Ancak neden kullanılmadığı netleşmeden yapılan bir değişiklik, aynı tabloyu yeni bir ekranda yeniden üretebilir.

Öte yandan mevcut yazılımınız ihtiyacınızın büyük bölümünü zaten karşılıyor olabilir. Bu durumda eksik olan araç değil; kurulumun şirkete göre yeniden ele alınması, sorumlulukların netleşmesi ve ekibin yazılımı işini gerçekten kolaylaştıran bir araç olarak deneyimlemesidir. Rollerdeki belirsizliğin iş akışına etkisini görev tanımı yazımızda ayrıca ele aldık. Hangi yolun doğru olduğu ise ancak mevcut durum görüldükten sonra söylenebilir.

Bir de ekibin deneyimi var. Her yeni geçiş, kullanıcılar için yeni bir öğrenme süreci demektir. Daha önce bir yazılımın zamanla bir kenara bırakıldığını gören çalışanlar, bir sonrakine de temkinle yaklaşabilir. Bu temkin anlaşılırdır ve değişikliğin nedenini iyi anlamayı daha da önemli hâle getirir. Yazılım değişikliği düşünülüyorsa, bu kararın bir önceki deneyimden çıkarılan derslerle birlikte verilmesi, yeni sürecin daha sağlam bir zeminde başlamasına yardımcı olur.

Kendinize sorabileceğiniz birkaç soru

Aşağıdaki sorular, sorunun yazılımda mı yoksa etrafındaki düzende mi olduğuna dair ilk ipuçlarını verebilir. Cevapları, yazılımı her gün kullanan kişilerle birlikte düşünmek tabloyu netleştirir.

•  Yazılımı hangi ihtiyaç için almıştınız ve bu ihtiyaç bugün hâlâ geçerli mi?
•  Yazılımdaki bilgiler ile tablolardaki bilgiler aynı mı?
•  Yazılımın güncel tutulmasından sorumlu biri var mı?
•  Bir çalışan izin istemek için bugün hangi yolu kullanıyor?
•  Yöneticileriniz yazılımdan hangi bilgiyi alabileceklerini biliyor mu?
•  Kullanıcılar, yazılımın kendi işlerine ne kattığını tarif edebiliyor mu?

Cevaplar arasında “bilmiyorum” ya da “kişiye göre değişiyor” sıkça çıkıyorsa, bakılması gereken yer büyük olasılıkla yazılımın kendisinden önce onu çevreleyen düzendir. Bu da çoğu zaman sevindirici bir haberdir: Yatırımınız boşa gitmemiş, sadece şirkete oturması için eksik bir halka kalmış olabilir.

Nereden başlamalı?

Her şirketin süreçleri, ekibi ve kullandığı yazılım farklı olduğu için hazır bir reçete yerine size özel bir değerlendirme gerekir. Genel yön olarak birkaç ilke yol gösterebilir:

•  Yazılımı değiştirmeden önce neden kullanılmadığını görmek.
•  Yazılımın taşıyacağı süreçleri önce netleştirmek.
•  Yazılımın sahipliğini açıkça tanımlamak.
•  Kullanıcıların gözünden bakmak: Yazılım onların işini nerede kolaylaştırıyor?

Bunlar birer başlık, adım adım bir plan değildir. Hangi adımın önce gerektiği; yazılımınıza, süreçlerinizin durumuna ve ekibinizin yapısına göre değişir. Bu yüzden genel bir kontrol listesinden çok, şirketinizin gerçek durumuna bakmak işe yarar.

Bir yazılımın asıl değeri, kurulduğu gün değil, aylar sonra hâlâ gündelik işin doğal bir parçası olduğunda ortaya çıkar. Hedef, ekibin yazılımı zorunlu olduğu için değil, işini kolaylaştırdığı için açmasıdır.

Mevcut yazılımınızın ihtiyacınıza uygun olup olmadığını bağımsız bir gözle değerlendirmek ve gerekiyorsa doğru seçimi yapmak HR Tech seçimi hizmetinin konusudur. Hangi adımın sizin için öncelikli olduğunu birlikte netleştirebiliriz.

Sık Sorulan Sorular